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法务邮件写作指要
发布者:网站管理员-LX123 发布时间:2022-4-12 10:51:06 省份:暂无 阅读:87次 【字体:

法务邮件写作指要

 

(来源:高杉LEGAL,作者:周政宇

 

本文所述关于法务邮件文书写作的各个要点,均系参考性规范。具体业务上,请根据所在公司的管理需要作出调整,并优先遵从本单位的文书要求。

一、格式

1、作用

格式美观是第一位的,文书第一眼看上去一定要整齐好看,不能乱,不仅仅是因为胡乱格式降低信息传递效率,更重要的是,文书样式就是法务形象,特别是大型机构里,法务很难与高管有直接交流的机会,印象大多来自传递的邮件文书,这几乎是管理层判断法务能力的基础。

2、格式指引

(1)  字体。使用一个字体,并与管理层喜好保持一致,不知道的,选宋体\微软雅黑最安全。

(2)  字号。使用一个字号五号、行距固定值22磅,不使用斜体、下划线、底纹和彩色字体。除标题可以加粗外,其他不要。

(3)  序号。使用数字编号,不超过3级,两级编号使用1、1),三级使用一、1、1),不要使用项目符号,例如“□”“●”等。

(4)  标点。不用?\!。

二、简称

1、公司名称简写。应与管理层习惯保持一致,不清楚的可以与公司官网中公司介绍的简称保持一致。推荐使用公司“商号”,示例:“金X门食品(中国)有限公司”,简写“金X门”。

2、部门不简写。

3、不要使用“该”“其”“对方”“甲方”“他方”之类的代词,容易造成信息获取障碍,浪费时间。若集团公司,有较多公司,治理体系复杂的,直接使用商号做简写,不要使用“我司”之类,以免误解导致不清楚是哪个法人实体。

4、政府及监管机构简称。与业界习惯保持一致,可以从官方媒体上获取标准简写。

5、高管简称。与公司同事惯用称呼保持一致,若姓氏相同的,以名+总的方式称呼,例如:蒋梅梅和蒋建丰同时出现,称呼为:梅梅总、建丰总。

三、邮件标题

1、提供给管理层的邮件,在前方应明示:【请示\报告】,并根据需要添加【紧急】,请示用于请管理层决策,汇报用于请管理层知悉的事项,例如分析意见,某事的报告等。示例:

(1) 请领导决策是否购系统,【请示】购买法律数据库支持业务事宜;

(2) 请领导知悉事项,【汇报】就张三投诉事项处理进展。

2、业务沟通邮件,可以加上【商情\反馈】

3、邮件标题应概括邮件要点,便于收件人判断紧急重要程度,也便于归档方便后续检索复盘。

4、项目沟通邮件标题,应注意:

(1)  要有明确的项目名称,使用项目简称的,应确保各次邮件简称一致,示例:山海经操作系统商标注册项目法律评审意见,或山海经项目法律评审意见。

(2)  还应注明项目进行的阶段,格式为项目名称-阶段,示例:山海经项目-启动;山海经项目-冲刺。

(3)  有外部合作单位的,应采用通用的外部合作单位简写,并各次邮件中保持一致。示例:宇宙银行智慧账户系统建设项目的启动阶段,邮件标题为:宇宙银行-智慧账户-启动。

5、合同文本沟通邮件标题,应有对手方名称及合同名称,基本要求同项目沟通邮件,示例:宇宙银行-智慧账户合同-终审意见;

四、邮件正文

1、正文造句应简单,易读,易懂,不要用长句子,或者复句,不要用形容词、副词,不用反问句。

2、使用数字进行分段,应采用一、1/1)格式,不要使用“第一、第二、第三……”,或“首先、其次、再次……”。

3、就事说事,除正常客套之外,不要有太多情绪化的表达,以免造成收件人误解,因为每个人对情绪用词的理解不同。

4、正文结论先行,分析意见在后。示例:“就山海经项目,经评估可行,详细如下:……”。因为管理层或业务,首要关注的法务结论,不关心分析过程,笔者碰到多次法务洋洋洒洒写了好长,可能需要3分钟以上才能阅读完毕,管理层直接回复是“写了这么长,结论是什么?”或者直接回信问“结论是什么?”法务很尴尬的再把结论说一遍。双方感觉都不好。

5、复杂的邮件,要做好总结和提炼,概括要点,整体分析论证不要超过3层,且每层尽量在一段完成,每段最前面要有要点的提炼。示例如下:

就山海经项目经评估不可行,详细意见如下,请审阅:

1、不符资格要求:……

2、不符合风险管控基线:……

3、过分放大宇宙行责任:……

6、分析意见要经得起考验和复核:项目出了漏子,后续发生监管、诉讼风险的时候,回溯性的看,邮件都是履职的证据,内容就成了活下去的关键。邮件上该留的痕迹要留,该说的话要说,特别是风险点,不能捂盖子,因为出现问题的时候,经常有一口锅甩过来,“我们这是根据法务的意见做到”,要尽职律师,因此特别要注意:

(1)  话说全。事项表述要完整,关键要素要齐全,特别是在协同工作的邮件里,讲清楚要点、来龙去脉是项目顺利推进的基础。具体可以参见小学记叙文要求揣摩体会。但是话说全,不是说要搞的长,大家都很忙,要提升效率。

(2)  话说透。这个其实是法务邮件的核心。我们大部分都是在做法律风险的评估,有风险还是没风险?风险是如何造成?有风险那是高、中、低?该怎么应对处理?有没有办法降低、消除、转移?内容要直接、清楚,不能绕来绕去回避、掩盖问题,该升级汇报的要快速升级,要提报审批的迅速报审。有风险仍然要推进的,要有决策留痕,要有应对预案。

(3)  否定性意见,要经得起业务的反驳,逻辑要严密,要进行充分的论证,尽可能罗列充足的理由,即便是一项不成立,其他理由仍然能够支持结论。

(4)  肯定性意见,要经得起后续检查和检验,特别是后续出现监管检查,或者争议,不能被人挑出错误。

7、管理层汇报邮件。全部意见应在正文中体现,便于直接回复意见。尽量避免“请见附件”的描述,附件应作为参考资料随附。原因是管理层很忙,尽量应减少他们的阅读障碍,特别是现在移动办公盛行的时候,从邮件正文切换到附件,在切换回正文,信息回断掉,不流畅,增加对邮件事项的理解难度和阅读时间。

8、管理层请示邮件中,两句话概括需求后直接说明请示事项,有多个请示事项的,应用编号分别注明,便于快速直接反馈批示意见。具体理由可以在下方正文论述。示例:

为满足监管要求,拟4月11日完成山海经项目签约,详细分析如下,是否可行请示您意见?

1.……

2……

五、附件

1、附件有多个的,附件名应采用格式为:“附件编号-文件名”,便于收信人将附件与正文中的详见附件对应,减少沟通中的误解和时间成本。示例:附件1-山海经系统建设合同、附件2-山海经项目工作说明书。

2、需要对方审阅文件的,应提供可修改编辑的WORD版本;

3、文档多次修改的,应在文件名上予以确别,可以通过文件名+日期+时间的方式,明确沟通的版本,减少误解。示例:山海经系统建设合同20200412 1400;15:36又修改一版的,则为:山海经系统建设合同20200412 1536。

4、推荐使用文本协同工具减少文件多次修改带来的障碍。

编辑:司空

 

 

 
 

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